Tijdwinst met No Hands Accounting

Dankzij automatisering en robotisering behoren de metaforische schoenendozen tot het verleden. Bijna al onze klanten scannen hun bonnen en facturen tegenwoordig in, en mailen ze direct naar de administratie. Dat helpt enorm bij de verwerking en is een stap richting ‘real time’ inzicht in de financiële situatie van je onderneming. Maar het gaat verder. Dankzij ‘machine learning’ en ‘artificiële intelligentie’ kunnen we de volgende stappen zetten richting het ‘No Hands Accounting’-tijdperk.

Breder is begin 2019 door Exact gevraagd deel te nemen aan de pilot ‘No Hands Accounting’. Daar zijn wij gretig op ingesprongen. We volgen de ontwikkelingen al een tijdje op de voet en constateerden al eerder dat automatische verwerking van boekstukken een onomkeerbaar proces is. Deelname aan de pilot stelt ons in staat nieuwe instrumenten te gebruiken die nog niet op de markt zijn en kennis en kunde uit te wisselen met ontwikkelaars van Exact en collega’s in de branche. Dat levert feedback op voor Exact, waarvan wij zien dat er ook echt wat mee gebeurt.

Voor onze klanten betekent deze stap dat wij ze mee kunnen nemen in efficiëntere werkwijzen. Om een voorbeeld te noemen: inkoopfacturen ontvangen wij nog altijd via onze klanten. Maar waarom zou de leverancier (afzender) de factuur niet meteen naar ons (lees: Exact Online) sturen? En als dat nu ook nog op een wijze gebeurt waarmee de factuur direct in Exact ingelezen en geboekt kan worden, dan zijn we weer twee stappen verder richting actueel inzicht.

De voordelen van No Hands Accounting

Met de online boekhoudsoftware van Exact Online is handmatig boeken dus verleden tijd. Transacties, facturen en andere documenten kunnen in een handomdraai worden ingediend via apps en online bankkoppelingen. Dit ondervangt eventuele menselijke fouten en reduceert de kans dat je documenten mist, bijvoorbeeld omdat je ze allemaal aan het eind van de maand bij elkaar moet zoeken.

No Hands Accounting biedt een breed scala aan mogelijkheden om facturen digitaal aan te leveren.

  • Stuur de factuur rechtstreeks per e-mail naar Exact
  • Upload een foto van de factuur via de mobiele app
  • Voer de facturen in via het online dashboard in je browser
  • Stuur facturen via de digitale brievenbus. Dit is vooral handig om facturen uit te wisselen tussen Exact-administraties onderling
  • Lever aan via het platform PEPPOL, wederom voor een snelle, veilige en betrouwbare uitwisseling tussen verschillende administraties. Dit Europese platform wordt gezien als de toekomst van de elektronische factuuruitwisseling

Snel en adequaat betalen

De goedkeuring van facturen gebeurt direct via het online dashboard, waarna ze betaalbaar gesteld kunnen worden. Dankzij een online bankkoppeling worden betalingen per batch geüpload naar de bank en voilá: De betalingen zijn verricht.

Daarnaast worden bankmutaties iedere dag ingelezen en verwerkt in Exact Online. Dat betekent dus ook dat jij iedere dag real-time inzicht hebt in je actuele financiële situatie. Zo kom je dus niet meer voor vervelende, onvoorziene verrassingen te staan aan het eind van een maand, kwartaal of jaar.

Ook verkoopfacturen kunnen uiteraard in het online dashboard worden gemaakt. Daarmee zijn ze dan ook meteen geboekt. Verzenden van die facturen naar je klanten gaat heel eenvoudig via e-mail, de digitale brievenbus, PEPPOL, of – als het echt niet anders kan – via de post. Bovendien helpt de online boekhoudsoftware je een handje wanneer bijvoorbeeld klanten hun betalingstermijn laten verstrijken: dan stuur je heel eenvoudig een reminder.

Maak het jezelf gemakkelijk en voer je boekhouding online. Breder helpt je graag de ‘No Hands Accounting’ principes in te voeren, zodat ook jij de dagelijkse financiële actualiteit volgt in plaats van een maandelijkse update. Neem nu contact met ons op voor meer informatie.