Begroten: voor velen niet het leukste aspect van het ondernemerschap, maar dat maakt deze klus niet minder belangrijk. Ondanks dat jij misschien ieder jaar weer als een berg opziet tegen het begrotingsproces, is het belangrijk dat je er zorg en aandacht aan besteedt. Met de 10 tips in deze blog willen wij je in elk geval een eind op weg helpen richting een effectiever en efficiënter proces.

Begroten is essentieel om alle financiële stromen binnen jouw organisatie goed in kaart te brengen. Een begroting kun je daarom ook beschouwen als een belangrijke richtlijn in je beleidsstrategie – een meetlint dat je gedurende het hele jaar langs je organisatie kunt houden om te peilen of je nog op koers ligt, of moet bijsturen. Hoe hoog de hindernis soms dus ook is, je moet hem nu eenmaal nemen voor een optimale bedrijfsvoering en open vizier naar de toekomst.

Een zakelijke begroting bestaat uit de volgende vier onderdelen:

  • Investeringsbegroting. Hierin neem je alle uitgaven op die nodig zijn om je bedrijf draaiende te houden.
  • Financieringsbegroting. Hierin verklaar je vanuit welke vermogensstromen je deze investeringen gaat financieren.
  • Exploitatiebegroting. Hierin stel je een winst- en verliesprognose op.
  • Liquiditeitsbegroting. Hierin zet je alle verwachte inkomsten en uitgaven op een rij.

Een volledige begroting behelst dus nogal wat, maar met deze 10 tips maak je het jezelf gemakkelijker.

1. Kom beslagen ten ijs en start op het juiste moment

Een begroting is nooit een accurate weergave van de waarheid, maar een inschatting van wat jij dénkt dat zal gebeuren. Hoe eerder in het jaar je die inschatting maakt, hoe minder je nog weet van het komend boekjaar. Begin dus niet te vroeg en maak vooraf een duidelijke planning met taakverdeling.

2. Werk een nauwkeurige rollen- en taakverdeling uit

Verantwoordelijkheden moeten duidelijk uitgetekend zijn bij de start van een begrotingsproces. Niet alleen jouw finance manager of financiële afdeling is hierbij betrokken, maar het gehele bedrijf. Het gaat tenslotte om de toekomst van de bedrijfsvoering over de hele linie – niet alleen over finance. Iedere afdeling heeft zijn eigen doelstellingen, ambities en budgetten, en het is de taak van controllers om die te laten samenkomen in een eenduidig beleidsstuk.

3. Houd de meest efficiënte volgorde aan

Begin met de exploitatiebegroting en zet verwachte verkoopcijfers af tegen je productie- en inkoopcijfers. Zorg dat je je voorraadbeleid helder hebt en acteer hierop in je begroting. Daarna komen de begrotingen van ondersteunende afdelingen aan de beurt, zoals sales & marketing en personeelszaken. Vervolgens begin je aan je investerings- en financieringsbegroting, om te eindigen met je liquiditeitsbegroting om te kunnen concluderen of je daadwerkelijk over voldoende middelen zal beschikken om aan al je verplichtingen te voldoen. Hier neem je nadrukkelijk de kasstromen uit operationele, investerings- en financieringsactiviteiten in mee. Mocht je geld tekort komen, kun je daar tijdig op anticiperen.

4. Begroot volumes en tarieven

Zorg ervoor dat je begroting bestaat uit volumes, zoals liters, stuks of FTE’s, en tarieven, zoals uurtarieven voor personeel en huurprijzen. Deze inputvariabelen kun je ook beschrijven als kengetallen, zoals arbeidsproductiviteit en bezettingsgraden. Al deze factoren kunnen vervolgens worden doorberekend in bedragen in euro’s, zodat later ook discrepanties tussen voorspellingen en werkelijkheid beter kunnen worden geanalyseerd.

5. Less is more

Juist omdat het om voorspellingen gaat, loont het zelden om begrotingen tot in detail uit te werken. Een globaal beeld kan op een later moment beter bijgesteld worden en is bovendien overzichtelijker.

6. Laat je niet verleiden tot het opnemen van buffers

Weinig details maken het gemakkelijker om veiligheidsmarges in te bouwen, waarmee mogelijke tekorten gedekt kunnen worden. Dat raden we af. Blijf accuraat en daag jezelf uit om strak te begroten en besparingen op te zoeken.

7. Test of budgetten realistisch zijn

Check of de bedragen die jij hebt ingeraamd haalbaar en financierbaar zijn als je ze langs de doelstellingen van je organisatie houdt. Naast deze overkoepelende check is ook een technische ‘stress test’ van belang. Zet in Excel bijvoorbeeld inputvariabelen op heel lage waarden en bekijk of de uitkomsten nog realistisch zijn.

 

8. Zorg voor structuur en goed beheer van je data

Gedurende het begrotingsproces verzamel je data uit alle uithoeken van je organisatie. Zorg dat je deze goed categoriseert, structureert en beheert, zeker als het om complexe files in grote hoeveelheden gaat. Geef alle inputwaarden bijvoorbeeld een eigen kleur of naamlabel.

9. Stel ook kwartaalforecasts op

Het is altijd nuttig om met forecasts te werken die je eenvoudig kunt bijstellen. In deze forecasts kun je je jaarbegroting periodiek actualiseren – onvoorziene omstandigheden en onverwachte meevallers en tegenvallers in ogenschouw nemend. Een begroting is immers belangrijk, maar het blijft link om je gedurende een heel jaar vast te houden aan een voorspelling op basis van inschattingen. Forecasts bieden je de kans om in te spelen op de realiteit.

10. Bepaal of je scenario’s opstelt

En wil je je helemaal indekken voor mogelijke financiële risico’s, dan werk je idealiter met scenario’s. Hierin werk je verschillende mogelijke toekomstbeelden uit, inclusief de gevolgen hiervan. Scenario’s motiveren je om na te denken wat je reactie zou zijn op onvoorziene gebeurtenissen en geven je de gelegenheid om die ‘reactie’ in te bouwen in de begroting. Het uitwerken van scenario’s vergt meer van je tijd dan wanneer je je beperkt tot één begroting, maar het vergroot je flexibiliteit en anticipatievermogen.

Wat kan Breder voor jou doen?

Dankzij onze jarenlange ervaring en opgedane kennis zijn we inmiddels expert in het opstellen van begrotingen. We kennen alle fijne kneepjes van het vak en nemen je graag alle zorg uit handen. Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? Neem gerust contact op.