Een nauwkeurige urenadministratie is essentieel voor iedere ondernemer. Voldoe je immers aan het urencriterium en kun je dit aantonen, dan kom je in aanmerking voor diverse soorten ondernemersaftrek. Voldoe je hier echter niet aan, dan kleven daar – op het mislopen van de fiscale voordelen – na verloop van tijd mogelijk nadelen aan. In deze blog leggen we je uit wat de gevolgen kunnen zijn en frissen we je geheugen op: wanneer voldoe je aan alle voorwaarden?

Om te beginnen is het goed om te weten dat deze regels alleen van toepassing zijn op IB-ondernemers (zoals een eenmanszaak of VOF), dus bijvoorbeeld niet voor ondernemers met een BV. Als freelancer heb je mogelijk geen recht op aftrek.

Welke extra aftrekposten zijn van toepassing als je voldoet aan het urencriterium?

Ondernemers die op jaarbasis minimaal 1.225 uur in hun onderneming steken, hebben recht op verschillende aftrekposten. De twee bekendsten zijn, voor de meeste ondernemers, waarschijnlijk de zelfstandigen- en de startersaftrek. De zelfstandigenaftrek bedraagt € 7.280 voor vrijwel alle zelfstandigen onder de AOW-leeftijd van 66 jaar, de startersaftrek bedraagt € 2.123 voor ondernemers die tenminste één jaar tussen 2013 en 2017 geen ondernemer zijn geweest én in deze periode nog geen twee keer gebruik hebt gemaakt van de zelfstandigenaftrek. Voor ondernemers boven de AOW-leeftijd zijn de zelfstandigen- en startersaftrek in 2018 vastgesteld op respectievelijk € 3.640 en € 1.062. Goed om te onthouden: als je het volledige bedrag van de zelfstandigenaftrek dit fiscale jaar nog niet benut, mag je het restant de volgende negen jaar nog verrekenen met je winst.

Extra voordeel

Minder bekend is de meewerkaftrek, voor ondernemers wiens fiscale partner minstens 525 uur in de onderneming meewerken voor een vergoeding van maximaal € 5.000 euro. Afhankelijk van het aantal meegewerkte uren en de vergoeding, kun je 1,25% tot 4% van je winst aftrekken.

De Belastingdienst biedt ook fiscaal voordeel voor ondernemers die zich bezighouden met speur- en ontwikkelingswerk. Kom je hiervoor in aanmerking, dan kun je nog eens € 12.623 aftrekken, of € 18.938 voor starters. Naast het urencriterium zijn nog andere voorwaarden van toepassing. Informeer jezelf hierover.

Let op bij de FOR

Het addertje onder het gras zit hem met name in de vijfde aftrekpost die we hier behandelen: de fiscale oudedagreserve (FOR). Je hebt recht op deze aftrekpost als je aan het begin van het kalenderjaar nog geen AOW-leeftijd hebt. Om een deel van je jaarwinst toe te voegen aan je oudedagsreserve, mag je 9,44% van je winst aftrekken, met een maximum van € 8.775. Het bedrag dat je apart zet wordt niet vrijgesteld van belastingheffing, maar je realiseert hiermee wel uitstel van betaling. Het voordeel behaal je dus door het rente- en liquiditeitsvoordeel dat hierdoor ontstaat en een mogelijk lager belastingtarief ten tijde van uitkering.

Waar zit het addertje dan? Je moet opletten dat je oudedagsreserve niet komt vrij te vallen in de belastbare winst. Dit gebeurt verplicht wanneer je twee jaar op rij niet voldoet aan het urencriterium. Je zal dan uiteindelijk zelfs meer belasting betalen. Let dus op! Die 1.225 uur leveren je niet alleen fiscaal voordeel op, maar kunnen ook voor een terugslag zorgen wanneer je minder actief bent in je onderneming. Bovendien heeft het niet behalen van het urencriterium ook invloed op je bijdrage Zorgverzekeringswet en andere toeslagen.

Het is natuurlijk geen verplichting om een FOR op te bouwen, maar we raden je wel aan om je goed te informeren over de voor- en nadelen in jouw specifieke situatie.

Wanneer voldoe je aan de voorwaarden?

Om in aanmerking te komen voor het urencriterium moet je meer dan 50% van je uren besteden aan je onderneming (behalve als je in één van de vijf voorgaande jaren geen ondernemer was). Ook belangrijk om te weten: de 1.225 uren gelden voor het hele jaar en worden niet naar rato afgeschaald als je je onderneming pas later in het jaar bent gestart. Ben je je onderneming in november gestart? Dat maakt dus geen verschil; dan zou je in theorie dus 1.225 uren in twee maanden moeten besteden aan je onderneming.

Welke uren tel je mee? Hier kunnen we een onderverdeling maken in directe en indirecte uren. De directe uren zijn direct toe te schrijven aan de werkzaamheden die je factureert. Naast de directe uren ben je natuurlijk ook nog tijd kwijt aan alle randzaken daaromheen, zoals voorbereiding, marktonderzoek, administratie etcetera. Die uren mag je onder indirecte uren schrijven en kun je ook meetellen voor het urencriterium. Ziekte en vakantie tellen bijvoorbeeld niet mee, maar er zijn er meer, zoals bijvoorbeeld beschikbaarheid zonder dat je daadwerkelijk arbeid verricht. Let op: de grenzen reiken ver, maar niet oneindig. We kunnen ons voorstellen dat je soms dag en nacht bezig bent met je onderneming, maar dat betekent niet dat je ook 24 uur kunt schrijven. Je moet je uren wel nauwkeurig kunnen verantwoorden.

Uitzondering op de regel

Er zijn uitzonderingen wat betreft het urencriterium in de vorm van een verlaagd urencriterium. Ondernemers die voorheen een arbeidsongeschiktheidsuitkering kregen, en minimaal 800 uur aan hun onderneming besteden, vallen binnen deze uitzonderingsregel. Ook voor ondernemers die zwanger zijn (geweest) geldt een uitzondering. Zij mogen niet-gewerkte uren over 16 weken meerekenen als gewerkte uren.

Hulpmiddelen

Om achteraf (voor de rechter) niet voor nare verrassingen komen te staan, loont het te allen tijde om je urenregistratie gedurende het hele jaar nauwkeurig bij te houden, en niet pas achteraf. Doe je dit niet, dan resulteert dat toch vaak in onzorgvuldige documentatie die niet overeenkomt met de praktijk. Dat wil je niet!

Handige hulpmiddelen zijn nabij. Probeer bijvoorbeeld Toggl, Timesheet of Nanda. Heb je advies nodig of hulp bij je urenadministratie? Neem contact met ons op.