Als je als ondernemer op zoek bent naar manieren om belastingvrije bedragen uit te keren of te vergoeden aan werknemers, zit je in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) onder bepaalde voorwaarden goed. Wat die voorwaarden precies zijn en in welk opzicht de WKR vanaf volgend jaar verandert, duiden we in deze blog.

Belastingvrij budget

De WKR schrijft in 2019 voor dat ondernemers tot 1,2% van het totale fiscale loon onbelast mogen uitkeren of vergoeden aan hun werknemers. Dit percentage wordt de vrije ruimte van de WKR genoemd. Het belastingvrije budget dat je ‘ter beschikking’ hebt kun je bijvoorbeeld gebruiken voor een fietsregeling voor woon-werkverkeer, de bekostiging van een personeelsfeestje of een sportabonnement voor je werknemers. De voorwaarden zijn wat dat betreft vrij ruim, als het bedrag maar niet die 1,2% overschrijdt en de gebruikelijkheidstoets doorstaat.

Gerichte vrijstellingen

In feite is alles wat aan werknemers wordt verstrekt of vergoed belast. Dat gaat zo bij loon in geld, loon in natura en onkostenvergoedingen. Daarop komen in mindering de posten ‘gerichte vrijstellingen’, ‘nihil waarderingen’ en ‘intermediaire kosten’ die onbelast blijven. Dat betekent dat je voor veel kosten goed moet nagaan of ze onder één van de vrijstellingen vallen, is dat niet zo? Dan pas hoef je ze aan te wijzen als belaste werkkosten en kunnen ze binnen de vrije ruimte vallen.

Gerichte vrijstellingen, dit zijn een aantal specifiek benoemde kosten die vrij vergoed mogen worden,
waaronder:

  •  vervoer en reiskosten (tot € 0,19/km)
  •  reis- en verblijfkosten, overwerkmaaltijden (let op: gewone maaltijden in de bedrijfskantine zijn wel belast tegen € 3.35/maaltijd)
  •  cursussen en vakliteratuur • noodzakelijke gereedschappen en computers of communicatiemiddelen
  •  korting op producten uit eigen bedrijf (tot 20% of max € 500)

nihil-waarderingen, met name kosten die samenhangen met de werkplek

  •  bedrijfsfitness op de zaak, Arbo voorzieningen
  •  rente op personeelslening voor fiets of elektrische scooter of woonhuis
  •  OV jaarkaart als deze ook voor het werk wordt gebruikt

intermediaire kosten: dit zijn kosten die de werknemer voor de zaak heeft voorgeschoten

  •  kosten voor de zakelijke auto
  •  aangeschafte zaken die in bezit van het bedrijf komen
  •  kosten voor externe representatie

De Belastingdienst verlangt een expliciete aanwijzing als eindheffingsbestanddeel. Dat betekent dat in de loonadministratie gespecificeerd vastgelegd dient te worden dat het WKR kosten betreft en als zodanig herkenbaar zijn voor de Belastingdienst. Alleen dan kunt u gebruik maken van de gerichte vrijstellingen en van de vrije ruimte. Bij het ontbreken van een aanwijzing is in de visie van de Belastingdienst de WKR niet van toepassing en zal alsnog loonheffing berekend worden. Wij kunnen u ondersteunen in uw werkkostenproces door vooraf duidelijk te definiëren, en gedurende het jaar te registreren welke vergoedingen en verstrekkingen u als werkkosten aanmerkt.

Tip 1:
De “referral” beloning. Een mooie extra beloning voor werknemers wanneer door hen aangedragen kandidaten ook daadwerkelijk aangenomen worden door de werkgever. Dergelijke beloningen zijn goed onder de vrije ruimte te benoemen en scheelt geld uitgeven aan advertenties, recruiters en belasting.

Tip 2:
Let op BTW-aspect: Veel bedrijven administreren hun kosten zonder de BTW. Voor de WKR moeten werkkosten echter inclusief BTW in aanmerking worden genomen.

Tip 3:
Let er vooral op dat u geen fiscaal voordeel misloopt! Mocht je in het laatste kwartaal van dit jaar nog geld overhebben van het belastingvrije budget, dan kan je het resterende bedrag niet meenemen naar het volgende jaar.

*Waarschuwing: *
Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaalt u geen loonbelasting. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u als werkgever loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%.

Verruiming vrije ruimte 2020

Per 1 januari 2020 wordt de vrije ruimte in de WKR verruimd tot 1,7% over de eerste 400.000 euro van het totale fiscale loon. Voor bedragen die boven die 400.000 euro vallen, blijft het oude percentage van 1,2% gelden. Dat betekent dus dat je vanaf volgend jaar meer budget belastingvrij te besteden hebt. Wellicht is het alvast goed om te overwegen welke verstrekkingen en vergoedingen je wilt uitkeren.